Alerte Job :

Dans le cadre de son service d’aide aux jeunes et aux familles,

L’ASBL La Chaloupe recrute un.e secrétaire pour de la gestion administrative, financière et de l’accueil 1/2 TP pour janvier 2021.

Assurer la gestion administrative, financière et l’accueil de L’ASBL La
Chaloupe

Description de fonction en pièce jointe

Définition de fonction

Votre mission :

Vos principales aptitudes :

• observateur – rigoureux – pragmatique – autonome – positif-accueillant-
  créatif
• avoir une bonne orthographe et une excellente capacité rédactionnelle
• avoir une capacité d’analyse pointue, une vision macro et un esprit de
  synthèse
• la gestion administrative, financière et de l’accueil doit marier avec
  finesse, prudence, rapidité de décision et sûreté de jugement.
• notion des règles comptables et financière d’une ASBL
• maîtrise informatique et conceptions des outils nécessaires à la fonction
  (tableaux excell…)
• capacité à créer et gérer des dossiers financiers, des dossiers
  administratifs, des contrats de travail, des rapports avec les administrations,
  des appels à projet
• capacité à travailler en équipe – bonne aptitude relationnelle
• capacité à travailler seul
• capacité d’adaptation aux évolutions
  Vos expériences/vos connaissances : 
• Une expérience dans le domaine comptable et financier  est un plus
• Une expérience dans le milieu associatif en tant que gestionnaire financier
  et administrative est un plus
• Une connaissance du Secteur jeunesse, Aide à la jeunesse est un plus.
  Nous vous offrons : 
• un cadre valorisant et convivial.
• une fonction avec possibilité de développement personnel
• un travail dans une équipe multidisciplinaire
• une ouverture à d’autres horizons
  Conditions :
• diplôme d’enseignement supérieur (gradué ou bac). Une formation
  d’économe gradué est un plus valorisé financièrement.
• Une expérience de 2 ans dans le domaine de la gestion financière et
  comptable au sein d’une ASBL est vivement souhaitée.
• habiter la Région d’Ottignies ou environs.
  Type de contrat :
  1/2 TP soit 19h /semaine CDD prenant cours en janvier 2021 et pouvant
  devenir un CDI. Salaire d’économe gradué du secteur de l’aide à la
  jeunesse.
  CP 319-02
  Procédure : 
  1/ Sélection sur base des CV et lettre de motivation à envoyer jusqu’au
  15/11/2020
  2/ Entretien pour les candidats sélectionnés :
  – premier entretien entre le 20/11 et le 10/12/2020
  – deuxième entretien entre le 10/12/2020 et le 20/12/2020
  3/ Sélection définitive 21/12/2020
  4/ Engagement courant janvier 2021
  Renseignement et envoi candidature :

CV et lettre de motivations à envoyer à l’attention Luc Descamps
direction.lachaloupe@gmail.com

Profil de fonction

Description générale de la fonction:

Il/Elle s’occupe du volet comptable et financier en étroite collaboration avec la direction, le service
comptable externe et le secrétariat social. Collecte les informations auprès des responsables opérationnels.

Structure les données représentatives de la marche de l’association nécessaires aux prises de décisions (bilans, comptes de résultats, tableaux de bord).
Suivant les directives de la direction, il/elle s’acquitte de missions engageant la responsabilité de l’association (recherche et négociation de ressources financières…)

Il/elle est également responsable des relations avec les bailleurs de fond sur le volet financier .

Il/Elle s’occupe de la vie quotidienne à La Chaloupe en assurant un accueil et un support logistique facilitant la réalisation du projet pédagogique.

Responsabilités Principales:

Gestion financière et comptable

 Participer au développement et à la gestion efficaces des ressources financières de l’asbl.
 Assurer le développement, le maintien et le suivi de systèmes et procédures comptables administratives et financières.
 Mettre en place et gérer les tableaux financiers, élaborer des documents financiers.
 S’assurer de la conformité des systèmes et procédures de l’asbl avec les lois et règlements en vigueur, et les règlements et normes imposés par les bailleurs.
 Tenir à jour les dossiers des subsides et les justificatifs y afférent (suivi des conventions liant La Chaloupe avec les partenaires financiers).
 S’assurer de la préparation dans les délais de toute information financière aux bailleurs ou aux autorités concernées.
 Assurer l’interface entre l’asbl et les services administratifs et comptable
 Établir et suivre les budgets de l’asbl basés sur les plans stratégiques et programmatiques.
 Conseiller le Directeur sur les conséquences financières et comptables des décisions et plans stratégiques et programmatiques.
 Aider à l’établissement du bilan de l’asb avec le service comptable externel.
 Assurer une information financière périodique et régulière (situation intermédiaire) à la
direction en étroite collaboration avec le service comptable externe
 Assurer la coordination entre le financier et l’équipe de terrain dans le suivi des subventions.
 Assurer l’interface entre le service et le service comptable externe de l’asbl.
 Tenir la comptabilité de première ligne et assurer sa mise à jour.
 Veiller au paiement régulier des factures et autres prestations.
 Assurer la gestion bancaire.
 Enregistrer les opérations comptables et les données qui serviront à l’établissement de documents comptables.
 Classer, pointer et vérifier les données comptables.
 Gestion de la trésorerie de l’association
 Assurer les travaux comptables spécifiques (salaires, charges, déclarations fiscales…). sous les directives du supérieur hiérarchique.
 Créer et gérer des dossiers financiers.
 Organiser, assurer et gérer les mises en caisse.
 Gérer plus spécifiquement la gestion liées aux dons privés individuels après réceptions de
ceux-ci. Établir et maintenir le réseau des donateurs.
 Travailler en partenariat avec les coordinateurs, la responsable du personnel et la direction
sur la gestion financière de l’asbl.

 En collaboration avec la direction il/elle est responsable de la recherche de fond et du suivi
financier .
 Il/Elle est un relais entre l’administration de l’aide à la jeunesse et le service .

Gestion administrative

 Appliquer les procédures administratives de l’asbl et savoir faire preuve d’un bon esprit
d’analyse dans leur mise en œuvre.
 Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau à travers une gestion administrative
efficace et professionnelle.
 Maintenir un système d’archivage des dossiers administratifs traités à La Chaloupe
 Assurer la gestion des achats : matériel de bureau, pédagogique, frais de bouche, flyers,
équipement …
 Assurer les dossiers de marchés publics liés à la gestion quotidienne.
 Gestion du courrier.
 Appui administratif pour la responsable GRH
 Assurer le secrétariat des réunions d’équipe et la prise de note
 Participe à la rédaction, à la publication et à la diffusion de la newsletter
 Met en place un mailing des adresses Chaloupe
 Assure la gestion des congés du personnel
 Réalise le relevé des prestations du personnel, les contacts avec le secrétariat social, le
paiement des salaires
 Établit les fiches mensuelles APE
 Participe à la rédaction des rapports annuels (rapport d’activités, rapport ONE, etc)

Gestion supports logistiques

Locaux :

 Assurer une politique de consommation d’énergie la plus économique possible à ce titre il
sensibilise les travailleurs dans leur gestion quotidienne).
 Gestion des assurances de l’ASBL
 Interface avec le courtier en assurance.
 Gestionnaire du bâtiments (réservation locaux, clefs, travaux)
Matériel  :
 Réaliser et tenir à jour le registre d’enregistrement des biens mobiliers de l’asbl.
 Faire l’inventaire périodique et annuel des immobilisations.
Informatique/ Télécopie/Téléphonie :
 Participer à l’étude de marché et gestion financière en matière de matériel informatique, de
télécopie et de téléphonie.

Pour l’ensemble des tâches il/elle organise, supervise et contrôle la procédure des marchés publics.
Il/Elle participe occasionnellement aux activités collectives liées au projet de l’asbl.

Gestion de l’accueil :
 Assure des permanences téléphoniques
 Gestion des sites internet en collaboration avec la cellule communication
 Gestion des agendas partagés

 Gestion des inscriptions des jeunes aux activités
 Gestions des réservations lors d’évènements
 Participation aux évènements Chaloupe